第一章 总则
第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在记录办学活动、彰显学科特色、维护学校合法权益、服务学校中心工作和师生群众的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、教育部《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《湖北省档案管理条例》《湖北省档案局、湖北省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的档案是指学校、单位（部门）或个人在从事招生、教学、科研、管理、对外交流和社会服务等活动中直接形成的，对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学校坚持中国共产党对档案工作的领导，加强对档案工作的领导和管理，达到“三纳入”“四参加”“四同步”的要求，即将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员岗位职责。专/兼职档案员参
加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。各种专项活动下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况；验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况；项目总结同时做好项目文件归档交接。
第四条 学校档案工作接受省档案局、省教育厅的业务指导、监督和检查。学校档案工作由校长领导。
第二章 机构设置和人员配备
第五条 学校成立档案工作委员会，设主任一名，由校长担任，设副主任一名，由学校办公室主任担任。组织部、宣传部、发展规划处、教务处、人事处、学生工作处、研究生处、科研处、财务处、国际交流与合作处（港澳台事务办公室）、保卫处、资产与设备管理处、基建维修处、图书馆、网络与教育技术中心、书刊发行站、继续教育学院、后勤集团、档案馆作为委员会成员单位，负责组织、协调、研究解决档案方面的重要工作。委员会办公室设在学校档案馆，档案馆馆长兼任办公
室主任。档案工作委员会的工作职责是：
1．贯彻执行党和国家有关档案工作的指导思想、方针、政策、法律、法规和决定，认真落实上级档案委员会和学校党委有关档案工作的指示。
2．督促建立和完善学校各项档案规章制度，制定学校年度档案工作安排并组织实施，监督和检查有关部门落实档案法律法规情况。指导学校各单位（部门）做好档案工作。3．研究学校档案工作中的重大问题并向学校党委提出建议。
4．负责向上级档案部门报告学校档案工作情况，完成上级档案部门交办的其他档案工作。配合上级档案部门查处有关失泄密事件。
5．一般每年至少召开一次档案工作委员会工作会议。
第六条 学校档案馆负责学校档案管理工作，学校各单位（部门）档案工作接受学校档案馆的监督、指导和检查。
第七条学校各单位（部门）要加强对档案工作的领导，确定一名本单位（部门）中层干部分管档案工作，并确定一至两名兼职档案员，负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管和移交工作。学校专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，应具备一定的档案业务知识，持有档案管理员资格证书。
第八条学校档案馆的基本任务：
1．贯彻执行国家、省（部）关于档案工作的法令、政策和规定，制订学校档案工作的发展规划与年度工作计划并组织实施，制订和完善学校档案工作规章制度与技术规范，并负责监督、指导和检查执行情况。
2．监督、指导学校文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导单位（部门）内部档案建设与管理，负责学校档案工作人员的业务培训。
3．负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。
4．开发档案信息资源，编制档案检索工具及参考资料，积极开展档案的开发和利用工作。
5．建立和健全学校档案工作网络，负责对学校档案工作人员的培训。
6．开展档案学术研究和交流活动。
7．负责档案法规政策的宣传教育工作和利用者指导工作。
8．遵守党和国家的保密制度，严守机密，确保档案安全。
9．加强档案信息化建设，推进数字档案建设和网络服务建设，实现档案工作现代化。
10．完成学校领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。
第九条各单位（部门）分管负责人职责：
1．贯彻执行学校档案工作规章制度，切实将档案工作纳入本单位（部门）工作议事日程。
2．制订本单位（部门）档案工作规章制度、工作计划，并组织实施，与档案馆共同做好业务指导、监督、检查工作，确保档案材料的归档质量。
3．加强本单位（部门）档案归档工作领导，对兼职档案员提出具体工作要求，负责本单位（部门）所有归档案卷内容、质量审查把关，保证归档文件材料齐全完整。
第十条兼职档案员工作职责：
1．贯彻执行学校档案工作的政策和规定，完成学校布置的各项档案工作。
2．参与制订本单位（部门）档案工作规章制度、工作计划，并组织实施。
3．做好本单位（部门）的档案收集、整理、保管工作，主动接受学校档案馆业务指导和检查，按有关规定向学校档案馆移交档案。
4．切实做好归档文件材料的保密和安全工作。
5．积极参加档案业务培训，自觉提高档案工作能力和业务水平。
第三章 档案的管理
第十一条根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全。档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。在国家需要时，学校应提供所需的档案原件或者复制件。
第十二条学校实行单位（部门）立卷归档制度，档案馆按立卷单位接收档案，各单位（部门）负责本单位（部门）形成档案的收集、整理、立卷、归档。
第十三条学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式载体的档案材料，按本校档案材料归档范围，由所在单位的档案员收集后定期移交档案馆保管，任何个人不得据为己有。对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、受赠等形式收集进馆保存。
第十四条按照国家档案管理有关规定，学校档案馆对档案进行实体分类，划准归档范围，确定保管年限，严把档案材料收进关。凡应归档的必须归档，不属于归档范围的材料，禁止擅自归档。对保管期限已满，失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的，不得销毁任何档案。
第十五条学校对科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时必须有学校档案员参加。各单位（部门）在重大项目的关键节点需提前通知档案馆，档案员同业务主管单位（部门）对应归档的文件材料加以审查，签署意见。文件材料不完整、不准确、不系统的项目，档案馆不予验收，不予上报成果。
第十六条实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。学校各单位（部门）的专（兼）职档案员按照规定时间，经学校档案馆检验合格后，办理移交手续。档案材料归档时间为：
1．各单位（部门）应在次学年6 月底前完成归档。
2．各院系应当在次学年寒假前完成归档。
3．科研类档案应当在项目完成后两个月内完成归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内完成归档，其中，重大基建项目档案在移交归档后方可进行财务报销。
4．重大、重要活动档案在活动结束后一个月内完成归档。
第十七条校档案馆馆藏档案按高等学校档案实体分类法分类、编目、编制检索工具，所有档案按类别—年代顺序排架。
第十八条归档档案应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求，电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）和《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）执行。
第十九条学校与校外协作单位完成的项目，应及时将有关档案移交至学校档案馆。
第二十条学校档案馆应加强档案的日常管理，提高安全防范意识和保密意识，做好“八防”工作，对馆藏涉密档案实行密级管理，定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，对有破损、褪色、字迹不清的档案及时修复，非纸质载体出现损毁现象的及时复制，确保档案信息与载体的安全。
第二十一条学校档案馆应做好档案统计工作，对每年收进移出档案材料、馆藏档案及档案利用等情况进行综合或专项统计分析，并按国家有关规定做好统计报表上报工作。
第二十二条学校档案工作要积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。
第四章 档案的利用和公布
第二十三条学校档案馆按照国家有关规定公布档案，一般应当自形成之日起满三十年向学校和社会公开。持有合法证明的单位和个人，都可以利用已开放的档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：
1．涉及国家秘密的。
2．涉及专利或者技术秘密的。
3．涉及个人隐私的。
4．档案形成单位规定限制利用的。
第二十四条凡本校各单位（部门）因工作需要利用档案的，可直接到学校档案馆办理有关手续后进行查阅。本校教职员工、外单位及个人利用档案的，持合法证明或合法身份证明，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，可以查询已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按国家有关规定办理。
第二十五条未开放的档案，仅供学校内部使用。查阅、摘录、复制未开放的档案，须经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。档案馆应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请上级有关主管部门审定后，定期向学校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案，以及其他已到开放时间但仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期开放。
第二十六条学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。
第二十七条学校档案馆是出具学校档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条学校档案馆设立专门的目录室和阅文室，并积极开发档案信息资源，编制并提供必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十九条社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆优先提供利用。经学校档案馆同意寄存的档案，归寄存者所有。其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学校、社会、集体和其他公民的利益。学校档案馆如需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十条积极开展编研工作，不断加强档案史料研究、整理和信息资源开发工作，服务于学校领导和中心工作。
第三十一条 学校鼓励校内外档案利用者利用已开放的学校档案进行档案编研、校史研究等工作。
第五章 条件保障
第三十二条学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。各单位（部门）应对用于保存本单位（部门）归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第三十三条严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》建设档案馆。实行办公区、阅档区、库房区三分开。档案馆库房的设置符合档案保管要求，用房面积应预留一定的发展空间；存放涉密档案设专门库房；存放声像、电子等特殊载体档案配备专用设备。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第三十四条学校适应档案工作现代化需要，有计划地为档案馆配置信息处理、复印、录音、照相、扫描、缩微、恒温、恒湿、档案装具等必备设备。
第三十五条学校档案馆采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。学校为档案馆配置现代化、信息化设备设施，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第三十六条 各学院要配备专室、专柜保管教学档案，其他单位（部门）要配备专柜保管档案。
第六章 奖励与处罚
第三十七条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位（部门）或者个人，给予表彰和奖励。
1．在档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
2．在档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。
3．在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
4．将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。
5．同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十八条 有下列行为之一的，学校根据情况轻重给予批评或行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
1．玩忽职守，造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的。
2．违反保密规定，擅自提供抄录、公布档案的。
3．涂改、伪造档案的。
4．擅自出卖、赠送、交换档案的。
5．不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的。
6．违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。
7．其他违反档案法律法规行为的。
第七章 附则
第三十九条会计档案的管理，遵照《湖北经济学院会计档案管理办法》执行。学生档案的管理，遵照《湖北经济学院学生档案管理办法》执行。
第四十条本办法由湖北经济学院档案馆负责解释。
第四十一条 本办法自印发之日起施行，原《湖北经济学院档案管理办法》（鄂经院发〔2003〕145 号）废止。
湖北经济学院学校办公室 2022 年4 月22 日印发