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基建维修处档案管理办法

发布时间:2017-06-22发布者:基建维修处浏览次数:15 【字体:  

 

  

为进一步加强和规范基建维修处的档案管理工作,根据《武汉市城市建设档案管理办法》和学校档案管理要求,结合我处实际情况,制定本办法。

  

第一章  总则

第一条 基建维修处档案管理工作是学校档案工作的重要组成部分,基建维修处在学校档案馆的业务指导下开展档案管理工作,负责组织部署基建维修处档案的收集、整理、临时保管、处内借阅、立卷归档等工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

第二条 基建维修处档案主要包括行政文书档案、基建工程档案、维修工程档案三部分,含纸质档案、磁介质档案、电子档案、实物档案等。行政文书档案是指基建维修处开展部门工作的计划、总结、报告、领导批示、各类上下行文件等文书类档案。基建工程档案是指由基建维修处经办的新建、改建、扩建工程项目技术档案。维修工程档案是指由基建维修处经办的修缮、装饰工程项目技术档案。

第三条 综合办公室是基建维修处档案管理责任单位,配备兼职档案员一名,其他科室人员积极配合。

第四条 基建维修处档案坚持平时整理,根据不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。

  

第二章  行政文书档案

第五条 行政文书档案是指学校在行政管理事务活动中产生的有关基建维修处工作的各类文书类文件和资料,是基建维修处开展工作的重要依据,也是基建维修处开展工作的真实历史记录。

第六条 行政文书档案包括:

1、学校印发或转发的各类文件;

2、基建维修处发布的管理制度、管理办法、实施细则、决定、请示、报告、通知、简报、会议记录、工作计划、工作总结等;

3、基建维修处接收的决定、批复、报告、通知、会议记录、信函、工作计划、工作总结等。

第七条 建立行政文书档案存档制度。每年年底,综合办公室负责将全年收集的行政文书档案分类装订存档。

  

第三章  基建工程档案

第八条 基建工程档案是反映学校基本建设工作的历史纪录,基建工程档案必须完整、准确、系统、规范地反映工程建设实际情况。基建工程档案包括基建工程前期文件资料、基建工程施工技术文件资料、基建工程竣工文件资料、基建工程财务结算文件资料等。

第九条 基建工程前期文件资料

1、基建工程的前期报建手续是项目开工建设的法律依据,工程前期文件资料必须及时完整。经有关部门批准后取得的工程前期文件资料,其原件应立即交给综合办公室存档。

2、基建工程的前期文件资料主要包括:项目建议书、学校立项批准文件、省发改委和省教育厅等上级部门批复文件、项目建设规划许可批准文件、施工许可批准文件。办理上述手续的各类附件资料,包括项目建议书、项目可行性研究报告、项目规划选址意见、用地预审意见、环境影响评价意见、资金证明、项目勘察设计方案、监理和施工招投标资料、监理和施工合同等。

3、基建科负责收集、整理、临时保管,待工程开工后交付综合办公室存档。

第十条 基建工程施工技术文件资料

1. 工程施工技术文件主要是指在施工过程中产生的,及时、准确、系统、规范地反映建筑工程的实际情况的各类资料。

2、工程施工技术文件主要包括:施工图纸和施工方案、变更签证资料、工程监理例会纪要、跟踪审计资料、施工现场照片、其他见证材料等。

3、施工单位负责编制、整理并临时保管工程施工技术文件,待工程竣工后经项目负责人交综合办公室存档。

第十一条 基建工程竣工文件资料

1、基建工程竣工文件资料是指工程竣工后按照相关管理规定办理工程验收、进行工程移交的重要资料,包括竣工文件、竣工图和竣工照片等。

2、基建工程竣工文件主要包括:工程竣工验收报告;规划验收凭证;单项工程质量评定表;单项工程观感质量评定表;单项工程竣工检验结论证书;单项工程消防验收凭证;其他竣工文件。

3、基建竣工图主要包括:工程总体布置图及各专业设计总说明,建筑、结构、给水排水、暖卫、电气、热力、煤气、管线系统图,园林、绿化、道路等竣工图。

4、基建工程竣工照片包括:建筑物正面、侧面、背面各一张。工程竣工照片由项目负责人编写说明词。

5、基建工程竣工文件资料分别由建设单位、施工单位和监理单位等负责编制,基建科负责收集、整理、临时保管,待工程竣工验收完成后交综合办公室存档。

第十二条 基建工程财务结算文件资料

1、基建工程财务结算文件资料是指基建工程竣工验收后,编制项目结算书,审计付款的一系列相关文件资料。

2、基建工程财务结算文件资料包括立项报告、经济合同、验收报告、审计报告、结算报告。

3、基建科负责搜集整理基建工程财务结算文件资料,及时将审计报告、结算报告交综合办公室存档。

  

第四章  维修工程档案

第十三条 维修工程档案是反映学校建筑物修缮保养工作的历史纪录,必须完整、准确、系统、规范地反映工程维修的实际情况。

第十四条 维修工程档案包括工程前期文件资料、工程施工技术文件资料、工程竣工文件资料、工程财务结算文件资料等。

第十五条 维修工程的前期文件资料主要包括:立项批准文件、维修工程方案、工程量清单和控制价、监理和施工招投标资料、监理和施工合同等。维修科负责收集、整理、临时保管,待工程开工后交付综合办公室存档。

第十六条 维修工程施工技术文件资料主要包括:施工图纸和施工方案、变更签证资料、工程监理例会纪要、跟踪审计资料、施工现场照片、其他见证材料等。施工单位负责编制、整理并临时保管工程施工技术文件,待工程竣工验收后由维修科交综合办公室存档。

第十七条 维修工程竣工文件资料主要指竣工文件、竣工图和竣工照片等,包括:工程竣工验收报告及其他竣工文件、工程总体布置图及各专业设计总说明和管线系统异动图、维修工程施工前后照片及相关说明等。维修工程竣工文件资料分别由建设单位和施工单位负责编制,维修科负责收集、整理、临时保管,待工程竣工验收完成后交综合办公室存档。

第十八条 维修工程财务结算文件资料包括立项报告、经济合同、验收报告、审计报告、结算报告。维修科负责搜集整理维修工程财务结算文件资料,及时将审计报告、结算报告交综合办公室存档。


第五章  基建档案的移交和借阅

第十九条 综合办公室负责保管好基建维修处档案案卷,严格执行相关保密要求,及时向学校档案馆移交档案,按规定报送档案目录等材料,原则上一年移交一次。

第二十条 基建维修处临时保管的档案资料只供处内工作人员借阅、复印,并办理相关手续,其他人员借阅复印档案资料需经学校有关领导签字批准。借阅人员必须按期返还,确保档案资料的完整与安全,不得造成档案资料的泄密、毁损。

第二十一条 基建维修处档案是学校建设和发展的重要资源,档案管理人员和相关工作人员必须遵守保密制度,履行保密手续,确保档案的安全。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任。对于涂改、泄密、毁损档案资料的,要依法依规追查责任。


第六章  附则

第二十二条 基建维修处负责宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和学校关于档案工作的各项制度,强化对档案工作的领导,强化档案管理工作的业务学习,促进档案管理工作与其他各项工作协调发展。

第二十三条 基建维修处处领导、各科室负责人要以身作则,认真做好各类档案的归档工作。对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料泄密或遗失的,要追究当事人及有关领导的责任。

第二十四条 本办法适用于基建维修处开展相关工作,由基建维修处负责解释。

  

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