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湖北经济学院经济合同管理办法

发布时间:2016-11-01发布者:基建维修处浏览次数:10 【字体:  

湖北经济学院经济合同管理办法

  

第一章 

第一条为加强学校经济合同管理,规范学校经济行为,维护学校合法权益,促进学校改革和各项事业的健康发展,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规,结合我校具体情况,特制定本办法。

第二条本办法所称经济合同,是指湖北经济学院作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间,涉及经济权利义务关系所订立的书面协议。学校对外一切经济事项合同均应以湖北经济学院的名义订立,其他任何二级单位和个人不得擅自以自身名义对外签订经济合同。

学校一般不与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合同的,应经学校校长办公会同意。

第三条除即时清结的5万元以下的经济事项外,标的额在2万元以上的经济事项必须签订相关经济合同。标的额在2万元以下的经济事项,需要明确双方权利义务关系的也应签订经济合同。

即时清结的经济事项指不需要约定履行时间、双方权利义务和责任等,当时清结的事项。

第四条学校按金额和内容,将经济合同划分为一般合同、重要合同和重大合同。一般合同指标的额在2万元以上、5万元以下的各类合同。

重要合同指标的额在5万元以上、100万元以下的各类合同及只有单价或分成比例、无固定总价的各类合同。

重大合同指标的额在100万元以上的各类合同。

第五条学校经济合同管理实行统一指导监督、分级审批、各负其责的制度,遵循防范风险和权责相统一的原则。

第二章 经济合同的订立

第六条签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

第七条经济合同包括但不限于以下范围:

(一)工程类项目的勘察、设计、施工、监理、审计合同。

(二)维修、安装、装饰、绿化施工等建设工程合同。

(三)各种实验室建设合同。

(四)各类物资(含有形资产和无形资产等)采购合同。

(五)学校资产出租、出售、转让及无形资产使用合同。

(六)联合办学、校企合作、培训及咨询服务合同。

(七)经营、服务承包合同。

(八)科研成果及技术的开发与转让合同。

(九)银行贷款及其他方式融资合同。

(十)委托管理合同。

(十一)其它经济合同。

第八条经济合同一般包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

(二)合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务(承揽)合同应约定详细的服务(承揽)内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

(三)数量:合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。

(四)质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

(五)价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确(应标明是否含税),采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款收付的账号及开户行应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

(六)履行期限、地点和方式:履行期限应具体明确,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;买卖合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。

(七)合同的担保:合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《物权法》、《担保法》的要求办理相关手续。

(八)合同的解释:合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

(九)保密条款:对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

(十)合同联系制度:履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

(十一)合同当事人的权利和义务:根据经济事项的性质和要求,明确合同当事人的权利和义务。

(十二)违约责任:根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。

(十三)解决争议的方式:解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构;如选择诉讼,原则上选择学校所在地法院为管辖法院。

第九条合同应采用书面形式,紧急情况经校长临时授权达成的口头协议,事后应补办书面形式的合同文本。

书面形式是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等),除紧急情况或条件限制外,一般要求采用正式的合同书形式。

第十条经济合同应在经济事项发生前订立,一般不得签订事后经济合同。不得有意拆分经济项目,化整为零、降低合同金额,故意回避合同审核会签。

第十一条经济合同的各类文本,原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本;没有格式文本的,由合同承办部门商法律事务部、合同会签部门,根据合同法及相关规定制定学校统一示范文本。合同相对人提供合同文本或者格式合同的,合同承办部门应当对其提供的合同文本条款进行详细的审查、核对,并根据需要进行修订。

第十二条经济合同订立的程序包括合同准备、合同拟定、审核会签、合同签订等。

1.合同准备:需要签订合同的部门即合同承办部门,应以学校会议纪要或分管校领导审批同意后的书面报告等立项材料为依据,对合同涉及的相关事项,严格按照国家有关政府采购法、招投标法等相关法律法规,开展合同市场调研、意向接触、可行性论证、招投标、合同谈判等工作;审查拟合作方资质、代理权限、履约能力等情况;初步确定合同对方当事人和合同价款。

2.合同拟定:合同由承办部门负责拟定。重要合同和重大合同,承办部门在拟定合同草案后,将合同草案送法律事务部审查并出具法律意见书,承办部门根据法律意见书修改合同(必要时承办部门还可征询参与合同审核会签部门的意见)。经承办部门与合同对方当事人协商一致后,形成合同文本,并由法律事务部在复审认可的合同文本上加盖印章。

3.审核会签:合同承办部门填写《湖北经济学院经济合同审核会签表》(见附件23),连同会签应附材料,送各会签部门及会签人进行会签。各会签部门及会签人应按本办法第三章规定审核职责,进行严格审核并签署具体审核意见。

4.合同签订:校长作为学校的法定代表人,是学校合同法定签订人,对外代表学校签署合同,同时可书面授权委托人在授权范围内签署合同。校长授权人可签署一般合同和重要合同,学校重大合同由校长直接签署。经济合同加盖湖北经济学院校章方为有效。

第十三条正式签订的经济合同,学校应持有5份:1份留存项目承办部门作为项目执行的依据;1份送财务处作为办理收、付款结算的依据;1份送审计处作监督项目执行并审计执行结果的依据;1份送交验收机构;1份连同《湖北经济学院经济合同审批会签表》及本办法第二十三条所列材料一并送交校长办公室按规定存档。校办存档的合同文本及附件资料原则上应使用资料原件。

第三章 经济合同的审查批准

第十四条经济合同签订前,必须经过前置法律审查和部门审核会签。前置法律审查由法律事务部负责,审核会签由合同承办部门、资产与设备管理处、采购与招标管理办公室、财务处、审计处、校长办公室、学校领导负责。

第十五条法律事务部负责经济合同文本格式的指导、合同内容的法律审查、合同纠纷的协助处理等。审核经济合同以下内容:

(一)审核经济合同采用的文本格式是否合乎规范;

(二)审核经济合同约定的经济事项的合法性、完整性;

(三)审核经济合同中是否有违反法律、法规及社会公共利益、社会经济秩序的条款或内容;

(四)审核经济合同是否存在有损学校经济利益或合法权益的条款和内容,是否保护了学校的经济利益与合法权益;

(五)审核经济合同的条款是否完整、内容是否具体、明确;概念是否准确。

第十六条项目承办部门负责合同订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等。审核经济合同以下内容:

(一)审核合同对方的主体资格及资信状况。具体包括:

1.合同对方当事人的主体资格(包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围等),重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况;

2.合同对方的履约能力和资信情况;

3.合同对方签约代表的合法身份,如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书;

4.必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

(二)审核合同基本条款的完备情况及内容的真实性。

(三)审核合同中关于经济事项的需求是否明确、全面。

(四)必要时要求合同对方就合同的履行提供合法担保。

第十七条资产与设备管理处负责经济合同有关示范文本制定咨询、会签涉及资产配置的经济合同及其中有关资产管理要素合规性审查等。审核经济合同以下内容:

(一)审核涉及资产配置合同中,拟配置资产的配置必要性;

(二)审核涉及资产配置合同中,拟配置资产的技术参数及标准等是否合规;

第十八条采购与招标管理办公室负责经济合同有关示范文本制定咨询、会签涉及招投标、采购的经济合同及其中有关招投标、采购要素等相关事项审查。审核经济合同以下内容:

(一)审核涉及招投标、资产采购经济合同应附相关资料的完整性;

(二)审核经济合同约定的涉及招投标、资产采购要素的条款是否具体、明确;

(三)审核经济合同中有关内容是否与招投标文件或谈判承诺内容一致,是否符合学校规定。

第十九条财务处负责经济合同有关示范文本制定咨询、有关财务事项条款的审查。审核经济合同以下内容:

(一)审核经济合同的经费来源是否合规并落实到位;

(二)审核经济合同定价依据是否完整;约定的标的金额是否符合规范;支付方式、条件及账户信息等是否明确、合理;涉及质保金留存、进度款支付的条款是否合理规范。

(三)审核经济合同中是否存在违反财务规定的条款。

第二十条审计处负责经济合同有关示范文本制定咨询、合同管理流程规范性审查。审核经济合同以下内容:

(一)审核经济合同会签应附材料是否合规、完整;

(二)审核经济合同各类签批手续是否合规、到位;

(三)审核经济合同是否存在事后签订、碎片化等不合规行为。

(四)监督经济合同审批过程中各部门履责情况,复核合同各方面内容,检查是否存在错漏等情况。

第二十一条校长办公室负责经济合同及相关资料的分类编号、专册登记、装订整理及合同正本保管归档;对审批手续齐备、资料齐全的合同加盖学校公章;经校长同意后,向相关单位(部门)出具合同签订授权委托书;协调解决合同管理中出现的各种问题。主要审核经济合同资料的完整性。

第二十二条分管校领导、校长负责职权范围内的合同事项立项审批、会审部门意见的全面审查,对存在争议或不确定事项的协调及督办、合同审批、签署等事宜。

第二十三条一般合同(见附表3)由合同承办部门、审计处、分管校领导审核,校长授权委托人审批、签署。一般合同可不进行前置法律审查(后勤集团签订的一般合同除外),但应资料齐全,并使用国家规定的统一文本或学校制定的示范文本。

第二十四条经济合同送审会签时,合同承办部门必须报送下列相关材料。

(一)项目立项批准文件。如上级部门批件、学校会议纪要、校领导签批的书面报告等;

(二)定价依据。指确定合同价格的有关资料。如中标通知书、商务谈判纪要、询价结论、洽谈纪要、会议决定等;

(三)合同文本。原则上送审的合同文本应为经合同对方当事人签字盖章的文本;

(四)法律意见书。法律事务部对合同文本出具的法律意见书(见附件1);

(五)其它材料。如合同对方当事人资质证明材料(营业执照等)、委托代理人签署合同的委托授权书等。

经济合同的送审会签报送工作,应由合同承办部门工作人员负责,不得由对方单位人员代办。

第二十五条审核会签部门及其相关人员,应自收到送审材料之日起,3个工作日内完成审核会签工作。

第四章 经济合同的履行

第二十六条合同依法成立,即具有法律约束力。与合同有关的单位、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同实际、全面履行。

第二十七条正式签订的经济合同是学校财务处收支其相关款项的必要依据。承办部门办理合同约定的支付业务时应提供合同文本及立项材料、定价依据等主要附件。

履行经济合同时,涉及到收入的,其收入全额交财务处;涉及支出的,应采取银行转账等非现金结算方式支付。

第二十八条承办部门必须安排专人按照经济合同约定的条款组织实施,对经济合同履行情况进行监督检查,保证按要求完成经济合同约定的事项。

第二十九条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

涉及多次付款的合同,承办部门应建立合同管理台账,定期与财务部门核对付款情况。

第三十条济合同履行过程中,确需变更或解除经济合同的,应经双方协商后,签订变更或解除经济合同文本,并按规定程序报相关部门审查同意后签订。变更或解除经济合同文本与原经济合同具有同等法律效力。

第三十一条经济合同履行过程中发生纠纷的,由项目承办部门负责,及时与对方协商、妥善处理。协商无法达成一致的,通过仲裁或法律程序解决。需要法律帮助的合同纠纷,可由学校法律事务部协助解决。

第三十二条提请处理合同纠纷的程序是:

(一)合同承办部门填写“合同纠纷处理申报表”(见附件4),根据合同审批权限报批。

(二)对承办部门上报的有关合同纠纷,法律事务部依据情况,提出法律具体意见,报学校领导审定。

(三)对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷,报校长办公会审定后提交仲裁机构或人民法院依法处理。

第三十三条合同纠纷处理或执行完毕的,合同承办部门应及时将有关资料汇总,送交校长办公室归档。

第五章 责任追究

第三十四条学校所属各单位(部门)及其直接责任人员在订立、履行合同时有下列情形之一的,学校视其情节轻重,给予其纪律、行政处分或经济处罚;构成犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任:

(一)没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以学校名义订立合同的;

(二)未经授权,擅自以本单位(部门)名义订立合同的;

(三)以欺诈、胁迫手段订立合同,损害学校利益的;

(四)失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的;

(五)违反本办法有关条款规定的。

(六)其他违反法律法规、学校规章制度行为的。

第六章 

第三十五条学校相关的其它独立法人实体在签订经济合同时可参照本办法执行。在对外签订涉及到担保、举债等重要(大)经济合同的,必须按本办法的规定程序到学校办理会签审核手续。

学校订立的行政、人事管理、劳动用工、科研合同等不适用本办法规定。

第三十六条本办法涉及的金额均为人民币,所列数据标明以上的含本数,标明以下的不含本数。

第三十七条本办法由审计处负责解释。

第三十八条本办法自公布之日起执行,原《湖北经济学院经济合同管理办法》(鄂经院发〔2008128号)废止。

  

附件:1.湖北经济学院经济合同法律意见书

             2.湖北经济学院重要(大)经济合同审批会签表

             3.湖北经济学院一般经济合同审批会签表

             4.湖北经济学院经济合同纠纷处理申报表

  

  

  

  

  

  

  

  

  

附件1

湖北经济学院合同法律意见书

  

鄂经院NO.

合同名称

 

合同性质

 

承办单位

 

联系电话

收到合同时间

 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

审核人签字:

  

  

法律事务部

  

  

  

  

  

  

  

附件2

湖北经济学院重要(大)经济合同审核会签表

(填表时间:20日)

  

合同名称

乙方(对方)名称

合同会签应附资料

1.立项材料□ 2.定价依据□ 3.法律意见书□ 4.合同文本□ 5.其它资料(对方资质材料、委托书等)□

采购方式

合同主要内容

(质量、造价、工期等)

项目承办单位

审核意见

资产与设备管理处

审核意见

(如涉及资产配置时)

采购与招标管理办公室

审核意见

财务处

审核意见

审计处

审核意见

分管财务副校长

审核意见

校长或委托人

审批意见

校长办公室

用印意见

备注:1.重要(大)经济合同指标的金额5万元以上的合同。

2.此表与经济合同正本及附件资料一并存档。

附件3

湖北经济学院一般经济合同审核会签表

(填表时间:20日)

合同名称

乙方(对方)名称

合同会签应附资料

1.立项材料□ 2.定价依据□ 3.合同文本□ 4.其它资料(对方资质材料、委托书等)□

采购方式

合同主要内容

(质量、造价、工期等)

项目承办单位

审核意见

审计处

审核意见

分管校领导

审核意见

校长委托人

审批意见

校长办公室

用印意见

备注:1.一般经济合同指标的金额5万元以下的合同。

2.此表与经济合同正本及附件资料一并存档。

附件4

湖北经济学院经济合同纠纷处理申报表

  

合同名称

 

对方当事人

 

项目承办部门

 

处理意见

  

  

  

  

  

  

  

法律事务部(盖章)

  

校领导

审核意见

  

  

  

  

  

校领导:

  

  

  

 

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